一個不會項目管理的項目經理有多可怕
“事先計劃，事中控制，事后總結”的原則放在處理任何事情上都不會錯，項目管理也同樣適用這個原則。首先我們來看看什么是項目管理，什么是項目經理。
一、什么是項目管理
項目管理是管理學的一個分支學科 ，對項目管理的定義是：指項目的管理者在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現項目的目標。
二、什么是項目經理
項目經理( Project Manager ) ，是為項目的成功策劃和執行負總責的人，首要職責是在預算范圍內按時優質地領導項目小組完成全部項目工作內容，并使客戶滿意。為此項目經理必須在一系列的項目計劃、組織和控制活動中做好領導工作，從而實現項目目標。
簡單用一句話表述就是：項目經理是在限定的資源及限定的時間內需完成的一次性任務。弄明白了是怎么回事，我們看看項目經理小趙身上所發生的，了解了解會發生什么事。
項目經理：小趙
小趙是一家很不錯的軟件公司的項目經理，公司老總正好最近簽了個大合同指定給了小趙。由于客戶和老總是朋友，所以整個項目啟動的非常順利，項目團隊都很快投入到了項目中。
但是，因為項目的周期比較長，快速啟動項目導致經常會有考慮不到的問題發生。所以，只要一發生比較嚴重的問題就會有大部分人受影響被要求馬上解決，導致項目整體進度延期。
以上這個案例就是項目管理最常見的問題，所以有人說“項目失敗不是敗在結束，而是在開始時失敗”。
三、事先計劃
在現實的項目管理過程中，其實可以根據項目的實際情況來制定相對完整的項目計劃，以軟件開發項目為例，項目計劃可以包括以下幾部分：
- 確認軟件的作用和主要功能
- 根據主要功能，明確軟件的功能范圍，包括限制條件和約束
- 根據功能范圍，創建開發任務
- 根據開發任務，評估開發周期和時長，安排資源和時間進度;還可以完成費用預算和風險評估(有時候風險評估也會單獨作為計劃中的一部分被考慮)
- 如果功能需要外包，可以把采購列入項目計劃中
- 安排溝通計劃
- 軟件的質量驗收流程和驗收指標
- 把以上所有的計劃進行匯總整合，合理的安排資源和考慮其他因素，形成一份整體的項目計劃
如果計劃不全面，資源、成本和溝通都會成為項目過程中的潛在問題，整個項目團隊都是在到處填坑，疲于應付的狀態中。項目管理整體包括范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險、采購和所有干系人管理，如果要把完整的項目管理系統搬出來，可以推薦大家看一本書，PMBOK。
下圖是某機構根據PMBOK整理的一套比較完整的項目管理系統流程圖，供大家參考。
四、事中控制
遇到過很懂計劃的項目經理，溝通能力和技術能力都很強，但是因為項目管理往往更容易傾向于技術實現，所以很容易忽視客戶的理解，這也是項目過程中經常會有客戶提出改變需求的原因之一。
所以，就算計劃做的再好，也會有被忽視或者不受控制的問題發生，這個時候只能盡量去控制問題的影響。
項目經理：老李
老李是公司的技術總監，帶了三個技術開發小組分別負責不同的業務和模塊。目前公司的業務正是發展的關鍵時刻，有很多項目需要技術支撐和配合。所以經常能看到老李被拉去和業務負責人討論客戶需求，也常常看到運營部門在和老李反饋運營難點，簡單形容就是配合售前同時也支持售后。但是老李根本沒有時間停下來一起處理所有的問題。
業務部小陳是老李的熟人，小陳有個客戶最近和公司簽了業務合同，但是在合同付款之前客戶的需求一直在變，所以經常能看見小陳圍著老李在討論客戶需求的滿足條件。
事實上，老李除了要參與解決三個技術小組的技術問題，還要周旋于項目需求會和解決公司客戶的售后技術支持。于是問題越來越多，慢慢累積，最終發現：很多問題都是只解決了一半就被“更高”優先級的問題耽擱了。在老李看來，所有事情都需要他來解決，但他不一定能了解所有問題的全局優先級。
公司產品問題反饋的渠道會有很多種，銷售和運營可能是收集客戶問題的主要來源。
- 從銷售角度出發，產品問題的嚴重程度會影響到合同和業績;
- 從運營的角度出發，產品問題影響到的是部門的報告和數據的準確性。
大家都希望問題越少越好，解決問題的速度越快越好。但是售后技術支持團隊只有一個，所有人都恨不得把售后技術資源據為己有，優先解決影響到自己的問題。
這個時候項目管理可以做到的就是：好的幫助銷售和運營協調售后技術資源，把控問題處理的優先級，以最小的損失處理***價值的問題。
五、事后總結
在項目管理過程中，我會把問題總結分為兩個大類：一類是風險，一類是缺陷。
項目中，還沒發生但隨時可能發生的問題，在項目管理中叫識別的 風險，會記錄在風險登記冊中，并給每個風險制定了應對計劃;
已經發生的問題經常容易被歸類成 缺陷，被記錄成問題日志，需要分析問題的根本原因，可以改善項目管理過程，避免同樣的問題重復發生，也可以為后面的項目提供經驗教訓。
小趙的項目因為計劃不周全導致延期，那么下個項目延期的風險肯定會降低，因為他總結了這次延期的主要原因;老李的項目問題積累得不到解決，最終總結發現根本原因是項目管理對處理問題優先級的控制不夠，經過流程優化，問題的處理效率肯定會比以前要高。
一切問題的總結都是為下次更好的解決問題做準備，所以經驗教訓其實就是項目管理的一個重要成果。
六、總結
“事先計劃，事中控制，事后總結”原則上升到管理學可以用一個通用模型來解釋——PDCA循環(戴明環)，又叫質量環，特點是：周而復始，大環帶小環，階梯上升。
項目管理其實就是一個大環，處理項目中每個問題都可以算一個小環，項目從無到有就是在不斷遵循PDCA循環，不斷在優化過程、提高質量水平和效率，為實現項目目標而努力。
【本文是51CTO專欄機構“豈安科技”的原創文章，轉載請通過微信公眾號(bigsec)聯系原作者】
