SharePoint 2010：遵循流程 — 使用SharePoint工作流
各個組織當(dāng)前使用的很多應(yīng)用程序都可自動執(zhí)行復(fù)雜業(yè)務(wù)流程。自動執(zhí)行電子流程（如將電子郵件自動傳送到正確的收件人）其實非常簡單。不過自動執(zhí)行涉及人工交互的流程就困難多了。
早在 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 時期，Microsoft 就設(shè)法通過 SharePoint 工作流解決此問題，而 SharePoint 工作流實質(zhì)上是一種審批流程機制。假設(shè)您的市場營銷部門中有人想出了一個新廣告。他們不會直接將該廣告發(fā)送給廣告代理。必須有一個完整的內(nèi)部審批流程。
廣告必須先發(fā)給編輯，通過公司法律部門審核，可能還要經(jīng)過高級主管同意，然后才能向外界發(fā)放。這類審批要求的問題在于使人們疲于奔命。而且這類任務(wù)可能會留下漏洞。任何人為錯誤都可能會導(dǎo)致審批流程偏離正軌。
SharePoint 工作流專為自動執(zhí)行這類流程而設(shè)計。您甚至可以設(shè)計工作流，以便在有人忘記任務(wù)時發(fā)送提醒或自動聯(lián)系經(jīng)理。
工作流在 MOSS 2007 中具有突出作用，不過在功能強大的同時，工作流往往也有點刻板。大多數(shù)情況下，管理員在創(chuàng)建工作流時不得不在 SharePoint GUI 的限制下工作。
Microsoft 在 SharePoint 2010 的工作流創(chuàng)建流程中提供了更大靈活性。雖然您仍然可以使用 SharePoint GUI 將工作流與列表或庫關(guān)聯(lián)，但是必須在 SharePoint 外部創(chuàng)建工作流（除非是使用內(nèi)置工作流之一）。
因此，Microsoft 為您提供了多種不同的工具用于創(chuàng)建工作流。一般而言，選擇 SharePoint Designer 2010 作為開發(fā) SharePoint 工作流的工具。專業(yè)開發(fā)人員可以通過使用 Visual Studio 2010 修改 SharePoint Designer 2010 創(chuàng)建的代碼，來進(jìn)行進(jìn)一步的自定義，也可以從頭開始開發(fā)工作流。
勇于使用 Visio
創(chuàng)建工作流
若要創(chuàng)建工作流，請打開 Visio 2010 并選擇“文件”選項卡。執(zhí)行此操作時，系統(tǒng)會提示您選擇要創(chuàng)建的圖表類型。選擇“流程圖”文件夾，選擇“Microsoft SharePoint 工作流”模板，然后單擊“創(chuàng)建”，如圖 1 所示。
使用 Visio Premium 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流的想法乍一看似乎有點奇怪。Visio 廣泛用于創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)圖表，但大多數(shù)人不會考慮將其作為開發(fā)工具。然而，Visio 的主要功能之一是創(chuàng)建流程圖，因此非常適用于進(jìn)行開發(fā)。上過計算機編程入門課程的人都知道，最初的課程中有一節(jié)是如何創(chuàng)建流程圖。這是因為創(chuàng)建流程圖通常是編寫程序的***步。因為 SharePoint 工作流實際上是簡單的程序，所以使用專為創(chuàng)建流程圖而設(shè)計的應(yīng)用程序來幫助創(chuàng)建 SharePoint 工作流，難道不是很順理成章么？
使用 Visio 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流之前，需要了解兩件重要的事情。首先，您不會使用 Visio 2010 創(chuàng)建最終形式的工作流。而是使用 Visio 創(chuàng)建隨后可以導(dǎo)入 SharePoint Designer（將在其中完成工作流）的工作流模板。其次，這只適用于 Visio 2010 Premium。Standard 和 Professional 版本的 Visio 2010 不支持 SharePoint 工作流的創(chuàng)建。
創(chuàng)建工作流
若要創(chuàng)建工作流，請打開 Visio 2010 并選擇“文件”選項卡。執(zhí)行此操作時，系統(tǒng)會提示您選擇要創(chuàng)建的圖表類型。選擇“流程圖”文件夾，選擇“Microsoft SharePoint 工作流”模板，然后單擊“創(chuàng)建”，如圖 1 所示。
.jpg)
圖 1 使用 Visio 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流流程圖。
此時，您將進(jìn)入 Visio 主屏幕。在此處可以真正開始開發(fā)工作流。如果您從未使用過 Visio，則必須熟悉創(chuàng)建工作流的流程。屏幕左側(cè)是若干個包含各種圖標(biāo)（或“主控形狀”）的集合（或“模具”）。SharePoint 工作流模板包含“操作”、“條件”和“工作流終結(jié)符”形狀的模具。將這些形狀拖到 Visio 繪圖上，并以有利于實現(xiàn)工作流的方式排列。
若要查看示例，請看看圖 2 中的 Visio 繪圖。該圖顯示一個簡單的 SharePoint 工作流模板，該模板以“開始”終結(jié)符（綠色三角形）開始。在該終結(jié)符后是一個條件，用于檢查標(biāo)題字段是否包含值。字段名稱或關(guān)鍵字列表目前并不重要。我們稍后才能提供特定值或字段名稱。現(xiàn)在我們只需要建立工作流邏輯。
.jpg)
圖 2 在 Visio 中創(chuàng)建的基本 SharePoint 工作流。
您會注意到，圖中的條件分支取決于是否檢測到特定值。Visio 要求您為工作流中使用的每個條件都創(chuàng)建一條“是”路徑和一條“否”路徑。如果找不到匹配值，則此特定工作流以“終止”對象結(jié)束（“否”路徑）。如果找到關(guān)鍵字，則刪除項目并終止工作流。
您還會看到，每個對象都至少連接到一個其他對象（由對象間的箭頭指示）。這些連接是必需的，但不是自動產(chǎn)生的。 若要連接兩個形狀，請將一個形狀拖到繪圖頁上并懸停在要將該形狀連接到的另一個形狀上。對象外部邊緣周圍應(yīng)顯示一些藍(lán)色箭頭圖標(biāo)。將形狀放在箭頭圖標(biāo)上可在兩個形狀之間創(chuàng)建連接。
創(chuàng)建工作流后，應(yīng)驗證所有步驟。驗證工作流可確保不存在會妨礙 SharePoint 成功使用工作流的任何問題。例如，驗證流程將告訴您是否在工作流中斷開了對象的連接，或者是否忘記了終止工作流。
若要驗證工作流，請轉(zhuǎn)到“流程”選項卡，單擊“檢查圖表”按鈕。希望 Visio 不會發(fā)現(xiàn)您的圖表存在問題。如果發(fā)現(xiàn)問題，則這些問題將顯示在 Visio 工作區(qū)底部的“問題”窗口中。大多數(shù)問題通常都很容易解決：只需雙擊問題，Visio 會選擇與問題有關(guān)的對象。
流程的***一步是導(dǎo)出 Visio 圖表。請轉(zhuǎn)到“流程”選項卡，單擊功能區(qū)中的“導(dǎo)出”按鈕。此時應(yīng)看到一個對話框，可以在其中為要導(dǎo)出的繪圖指定文件名。輸入一個文件名，選擇要用于保存導(dǎo)出的文件的路徑。確認(rèn)您是以 Visio 工作流交換 (*.VWI) 格式導(dǎo)出文件，然后單擊“保存”。
SharePoint Designer 簡介
現(xiàn)在有了一個工作流模板，我們便可進(jìn)行工作流創(chuàng)建流程的第二部分。將該模板導(dǎo)入 SharePoint Designer 并將其轉(zhuǎn)換為 SharePoint 工作流。
SharePoint Designer 2010 是一種用于自定義網(wǎng)站、數(shù)據(jù)源、工作流等的工具。您可以在 SharePoint GUI 中進(jìn)行一些自定義，但由于 SharePoint 的界面有些限制，因此 SharePoint Designer 進(jìn)一步改進(jìn)了 SharePoint 站點自定義。
SharePoint Designer 可免費獲得。您可以從以下位置下載：
對于 32 位版本：microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en
對于 64 位版本：microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en
使用 SharePoint Designer
下載并安裝 SharePoint Designer 2010 后，打開該應(yīng)用程序，然后打開要修改的 SharePoint 網(wǎng)站。為此，請啟動 SharePoint Designer 2010，然后單擊“打開網(wǎng)站”按鈕。
系統(tǒng)會提示您指定要打開的網(wǎng)站。輸入您的 SharePoint 網(wǎng)站 URL，然后單擊“打開”按鈕。或者瀏覽到您的網(wǎng)站，選擇“網(wǎng)站操作”，然后在 SharePoint Designer 中編輯該網(wǎng)站。執(zhí)行此操作時，您將進(jìn)入 SharePoint Designer 主屏幕，如圖 3 所示。
.jpg)
圖 3 SharePoint Designer 主屏幕。
您會注意到，屏幕左側(cè)的“網(wǎng)站對象”列表中包含一個名為“工作流”的對象。單擊該“工作流”對象時，會看到內(nèi)置工作流列表。
因為我們已在 Visio 2010 中創(chuàng)建了一個自己的工作流模板，所以需要導(dǎo)入該模板。為此，請單擊位于“工作流”功能區(qū)中的“從 Visio 導(dǎo)入”按鈕。系統(tǒng)會提示您選擇要導(dǎo)入的 Visio 繪圖。單擊“瀏覽”按鈕，然后選擇之前創(chuàng)建的繪圖并單擊“打開”，再單擊“下一步”。
此時，會出現(xiàn)一個屏幕，提示您為所導(dǎo)入的工作流命名。還會詢問您要以列表工作流還是可重用工作流的形式導(dǎo)入工作流，如圖 4 所示。區(qū)別在于列表工作流綁定到特定列表或庫，而可重用工作流綁定到內(nèi)容類型，并且可以應(yīng)用于任何列表或庫。
.jpg)
圖 4 選擇是以列表工作流還是可重用工作流的形式導(dǎo)入工作流。
進(jìn)行選擇后，單擊“完成”，工作流將會導(dǎo)入。導(dǎo)入流程完成后，您將進(jìn)入工作流編輯器，如圖 5 所示。
.jpg)
圖 5 使用工作流編輯器可以更改工作流。
一些***的準(zhǔn)備工作
必須先在 SharePoint 服務(wù)器上進(jìn)行一些配置工作，然后才能將可視化功能與剛剛創(chuàng)建的工作流結(jié)合使用。具體來說，必須驗證 Visio Web Access 功能和 Visio Graphics Service 是否都處于活動狀態(tài)。
為此，請打開您的 SharePoint 網(wǎng)站，然后從“網(wǎng)站操作”菜單中選擇“網(wǎng)站設(shè)置”命令。當(dāng)“網(wǎng)站設(shè)置”頁加載后，單擊“網(wǎng)站集功能”鏈接。確保“SharePoint Server 企業(yè)版網(wǎng)站集功能”處于活動狀態(tài)。如果未處于活動狀態(tài)，則單擊相應(yīng)的“激活”按鈕。
.jpg)
圖 6 從工作流模板列表中選擇您的工作流。
接下來，打開 SharePoint 2010 管理中心控制臺，單擊“服務(wù)器”鏈接中的“管理服務(wù)”（位于“系統(tǒng)設(shè)置”部分）。現(xiàn)在，確認(rèn) Visio Graphics Service 是否正在運行。如果不是，則單擊相應(yīng)的“啟動”按鈕。
流程的***一步是將所創(chuàng)建的工作流與列表或庫關(guān)聯(lián)（假設(shè)您創(chuàng)建了可重用工作流）。為此，只需打開您的 Web 瀏覽器，導(dǎo)航到 SharePoint 文檔庫，然后單擊“庫”選項卡。執(zhí)行此操作時，會看到一個對應(yīng)于文檔庫的功能區(qū)。單擊“工作流設(shè)置”按鈕，然后單擊“添加工作流”鏈接。現(xiàn)在有機會將您的工作流添加到文檔庫中，如圖 6 所示。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱“添加工作流關(guān)聯(lián)”。
您的新工作流已存儲并準(zhǔn)備就緒，可以進(jìn)行使用或與同事共享。
文章來源：微軟TechNet中文網(wǎng)
【編輯推薦】
