【51CTO.com原創(chuàng)稿件】又到一年歲末時，小伙伴們，你們是否和我一樣還保持著那種“快但難免出錯”的“打字般”的工作狀態(tài)呢?敢問你所在的IT部門是否已經(jīng)摘掉了“燒錢的部門”這個帽子了嗎?那邊角落里的朋友，你們那本“魔幻現(xiàn)實主義”的明年預(yù)算做好了嗎?批準了嗎?想必部分IT預(yù)算做得謹慎的企業(yè)也到了預(yù)算的最后審核階段了吧?那么我們今天來和大家聊一聊和IT有關(guān)的財務(wù)管理。

近年來，各個企業(yè)把信息視為其核心競爭力的組成部分，業(yè)務(wù)應(yīng)用因此而激增。然而眾所周知，由于企業(yè)內(nèi)部的IT資源是有限的也是有償?shù)模云髽I(yè)必須通過全面而準確的成本核算、收支管理和預(yù)算編制等財務(wù)管理方法，來進一步掌握所擁有的資源，有效的使用這些資源，以及估算運營發(fā)展所需要的更多資源。

成本核算

核算成本有助于了解IT 部門在創(chuàng)造其服務(wù)價值的同時所付出的成本代價。我們常見的成本可以歸納如下幾類：

◆資本支出：是指固定資產(chǎn)的購置或改良成本。如：淘汰舊的塔式或機架服務(wù)器，改用刀片服務(wù)器以滿足虛擬化的規(guī)劃需求;和用戶端PC上辦公軟件的升級或特殊OCR軟件的購買等。

◆營運支出：是指維持IT 環(huán)境運轉(zhuǎn)所需的開支。如：機房里的24小時空調(diào)和供電的開銷，和租用云服務(wù)空間的費用等。

◆固定成本：是即使未發(fā)生任何業(yè)務(wù)往來，但要防止企業(yè)服務(wù)中斷所耗用的資金。例如：硬件設(shè)備的維護與保養(yǎng)，和軟件技術(shù)支持與必要更新所涉及的款項。

◆變動成本：是隨著資源的使用狀況而成比例變化的耗用資金。如：某些企業(yè)使用的是呼叫中心的外包服務(wù)，那么當新服務(wù)的開啟導致其熱線電話資源使用頻率上升時，企業(yè)和其相關(guān)部門需分攤到的成本也相應(yīng)的會提高。

鑒于上述成本的劃分類型，IT部門要想擺脫“花錢”的形象，就要合理、清晰的把成本進行分攤。正如哥在前面的漫談提到過，我們是信息的“保管者”那樣，咱們同樣也應(yīng)該是成本的custodian、不是owner哦。所以哥在這里給大家分享一下我自己在年度成本核算時的一些分攤依據(jù)：

◆對于直接被用戶使用的硬件成本，應(yīng)按客戶數(shù)、部門規(guī)模或電腦數(shù)量進行分攤。

◆對于軟件成本，應(yīng)按軟件所效力的部門或分配給客戶的許可證數(shù)量進行分攤。

◆對于路由器、交換機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在成本不易按分配計算的情況下，可在企業(yè)整體范圍內(nèi)按比例分攤到各個區(qū)域分支機構(gòu)。

籍此進行了成本劃分之后，可以制定出一個對應(yīng)的映射map并添加相應(yīng)的編碼方便查找和統(tǒng)計。IT部門除了不斷動態(tài)的將新增的成本項及時添加或調(diào)整之外，運維人員還要予以跟進，分門別類的做相應(yīng)的使用開銷記錄。記錄的內(nèi)容可詳細到什么部門或誰何時何處使用了/著什么IT服務(wù)，如某個手機號碼通話的逐月詳細清單等。當然，這些開銷最終可錄入至前面提到過的配置管理數(shù)據(jù)庫中。

另外，合理的成本核算還能幫助我們厘清收支關(guān)系。即：“收”是指IT部門向內(nèi)部其他部門轉(zhuǎn)嫁核算出來的部分成本，以實現(xiàn)成本回收。而“支”是指IT管理層協(xié)同財務(wù)部門及時安排所有涉及到IT服務(wù)的向外支付，以保證企業(yè)獲取到不間斷的第三方服務(wù)。而通過收支管理，可使企業(yè)管理層獲知IT服務(wù)的合理花費用途與盈虧。

小伙伴們也許會在心里嘀咕：做這些耗時又耗力，然并卵。其實，根據(jù)科學理論，如果我們年復一年的對老板強化成本分攤意識，那么他們腦中對某些概念或現(xiàn)象就會慢慢承認并且予以接受。何況我們所列出的各種分攤情況并非發(fā)明創(chuàng)造出來的，而是通過認真分析所發(fā)現(xiàn)的。

預(yù)算編制

說到預(yù)算，看官您也許會不屑一顧的說：這是日光之下，并無新事!是的，IT預(yù)算我們年年都在做。那么我下面說的幾點，您比對著看看，是否和您做的有點不一樣呢?

◆在timing上，一般而言，IT預(yù)算應(yīng)該發(fā)生在各個部門已經(jīng)確立了次年的業(yè)務(wù)目標和企業(yè)的整體發(fā)展與投資方向之后。因為只有明確了這些，IT部門才能分析和跟蹤其相應(yīng)領(lǐng)域的技術(shù)和產(chǎn)品，并且通過借鑒行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的技術(shù)落地經(jīng)驗后，才能制定出切合本企業(yè)實際的預(yù)算。另外，在此還是要提醒大家的是：IT部門和業(yè)務(wù)部門，以及財務(wù)部門之間的溝通是非常必要的，這樣能夠避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵的現(xiàn)象。

◆在編制預(yù)算前，大家一定要多“走心”。這并非是前期或是上一個年度預(yù)算的簡單翻版，考慮到當前整體環(huán)境對企業(yè)動態(tài)發(fā)展的要求，我們應(yīng)當從“可能的服務(wù)”而不是“現(xiàn)有的功能”角度來考慮預(yù)算條目。同時，IT部門要協(xié)同財務(wù)部門，通過與實際成本開銷相比對、經(jīng)過合理性評估、考慮到內(nèi)外部的變化因素、并參照各種調(diào)價方案，從而修正并體現(xiàn)在新的年度預(yù)算中，并且起到對開銷的合理預(yù)測以及為IT決策提供參考依據(jù)的作用。

◆在具體編制的時候，針對采購和支出配比方面要避免出現(xiàn)“幸存者偏差”，不是“會叫的”或者是“叫得響”的部門就一定要分配更多的預(yù)算配比，IT部門要有一定的獨立思考和判斷能力。

◆在外包服務(wù)方面，IT部門要逐年比較外包服務(wù)價格和自身成本的預(yù)算，以做出balance。外來的“和尚”有時候并不能為企業(yè)節(jié)省多少成本開支。

◆在信息安全方面，要留出足夠的預(yù)算，正所謂“人在江湖身不由己”，企業(yè)來年的一些投標項目可能會有對信息安全資質(zhì)的要求，如果這方面沒事先留出預(yù)算的話，老板問罪下來，就只能怪自己“圖樣圖森破”了。

◆在數(shù)字上，我個人經(jīng)驗是盡量不要過于講求取整，這樣能讓老板感覺到你的確是通過認真計算得出的。當然，如能附上簡短的理由說明，則尤佳。

◆最后，基于我們前面幾期所提到的流程(包括事件、事故與問題)，人員，項目(包括需求、服務(wù)級別、變更與發(fā)布)、資源(包括資產(chǎn)與配置)和運能(包括安全與連續(xù)性)管理等多個維度，輸出：軟件/硬件、項目、服務(wù)和外包等方面的預(yù)算表格。

所以在哥看來，我心中的那種“傳說中”的預(yù)算應(yīng)該是：到來年底時，實際購置的花銷既不會遠低于預(yù)算，導致有錢花不光，而讓老板明年不愿再給你這么多額度;又比預(yù)算額度能超出幾個百分比，這樣下一個周期還能收發(fā)自如的應(yīng)對各種“漲價”趨勢。

其實信息系統(tǒng)的治理包括其預(yù)算是一個漫長而反復的過程。IT部門的人員就像球賽時的守門員一樣，即使平時工作做得再好，前89分鐘把門守得滴水不漏，但最后第90分鐘漏了一個球進去、掉了鏈子，則前面一切功勞都會被用戶所抹殺甚至要追究責任。這是IT部門的客觀困境，但我們ITer仍然需要像唐吉訶德那樣去堅守自己的標準，不斷Update自己的技術(shù)和工作治理方法。

記得愛因斯坦曾說，“所謂教育，就是當一個人把在學校所學全部忘光之后剩下的東西。”我自知咱們這個“長篇”漫談是談不上什么IT技能教育，哥只是希望能像周蕙的那首老歌《不想讓你知道》里唱的那樣：“你若想起我會微笑”。希望您能“批判”的接受我的分享，借鑒我所踩過的那些坑點，微笑著繞行哦。朋友們下期見!

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