譯者 | 李睿

審校 | 重樓

提高辦公效率并不能只依賴埋頭苦干。在通常情況下，“巧干勝于蠻干”。因此，為了持續領先，關鍵在于融合個人才智、專注投入，以及高效應對日常挑戰的方案。值得慶幸的是，人們如今身處人工智能時代，無論完成什么檔的工作或任務，都有大量的解決方案可供選擇。使用過人工智能工具的人都知道，它們可以輕松地幫助他們完成原本耗費數小時的繁瑣工作。本文將介紹一些免費的人工智能工具，可以幫助職場人士提高辦公效率。

免費人工智能工具如何提高辦公效率？

免費的人工智能工具改變了職場人士處理日常工作和任務的方式。這些人工智能工具能夠帶來多大的優勢？可以通過以下這些指標來判斷，這些指標涵蓋了當今辦公室中人工智能解決方案的優勢。

• 自動化重復流程：為職場人士提供的人工智能工具可以自動化安排日程、數據輸入，甚至客戶查詢，從而每周可以減少數小時的枯燥工作，并可能防止職業倦怠。
• 提高準確性和一致性：人工智能生產力軟件確保數據驅動任務更精準，通過學習模式保持一致性，從而減少疏漏。
• 快速生成想法和內容：ChatGPT和Jasper等工具可以快速起草電子郵件、社交媒體帖子和報告。這使職場人士能夠將精力集中在改進內容上，而不是從頭開始創建。
• 增強決策能力：免費的人工智能應用程序可以處理大型數據集并識別趨勢，幫助管理者可以在幾秒鐘內做出更準確的、基于證據的決策。
• 個性化客戶體驗：人工智能聊天機器人和客戶關系管理（CRM）系統根據客戶的需求調整響應。這是大規模建立信任和提高參與性的可靠方法之一。
• 節省成本：優秀的免費人工智能工具通常在質量上匹配或超過付費解決方案。企業可以利用它們來節省軟件費用，而不會對生產力帶來不利影響。
• 支持協作：新興和即將推出的人工智能工具跨平臺集成，有助于保持團隊一致。它們提供更新、提醒和智能建議，幫助用戶高效地完成工作。

由此可見，從內容生成到工作流程優化，免費的在線人工智能工具正在重塑專業人士的日常工作方式。

提高辦公效率的最佳免費人工智能工具

在了解人工智能工具帶來的好處之后，以下將探索能夠提高辦公效率的免費人工智能工具，每個工具均包含描述、訪問方式和替代方法，可以幫助人們嘗試采用并提高辦公效率。

1. ChatGPT

OpenAI推出的ChatGPT人工智能聊天機器人位居人工智能工具榜首。作為先進的語言模型，ChatGPT能夠針對幾乎任何問題生成清晰、精準且自然的回答。其潛力似乎無窮無盡——起草郵件、頭腦風暴博客主題、總結報告、翻譯文本，甚至編寫基礎代碼片段。

ChatGPT如今廣受歡迎，一旦熟練掌握，幾乎不需要采用其他人工智能工具。它可以靈活適應多種任務，例如用于營銷、銷售、內容制作、策劃、財務、工程等領域。盡管偶爾會出現循環或偏離主題的情況，但ChatGPT在大多數情況下能快速解決各種挑戰，并節省時間。

訪問chat.openai.com，創建免費賬戶即可開始使用。

Jasper Chat，Anthropic的Claude。

2.Grammarly

對于內容創作者來說，Grammarly是必備工具。即使是需要頻繁進行團隊內外溝通的專業人士，Grammarly也能發揮重要作用。正如其視頻廣告所展示的那樣，它可以幫助用戶精心制作信息或完善語氣、語法和整體形象，進而產生更好的效果。

Grammarly可以幫助用戶檢查和糾正文章，它能實時監控拼寫、標點、語法，甚至提升文本清晰度和語氣。無論是撰寫郵件、提案、報告還是其他溝通內容，Grammarly都能幫助職場人士完美呈現。它可直接集成到瀏覽器、文字處理器或郵箱平臺，確保每次寫作更加完美。

訪問方式：

安裝瀏覽器擴展或訪問grammarly.com。

替代工具：

ProWritingAid，Hemingway Editor.

3.Notion AI

Notion AI是一款專為團隊提升工作效率設計的人工智能工具。作為企業的人工智能助手，它將公司所有信息集中到一個儀表表中。它通過聆聽會議內容生成摘要，在組織的數字渠道中搜索信息，研究并構建關于這些信息的報告，以及與其他最新的人工智能模型聊天。

Notion AI集成于Notion的一體化工作空間中，并在項目管理的各個階段提供幫助。它甚至可以自動化文檔和頭腦風暴工作流程，讓團隊在中心樞紐高效協作。Notion AI通過為個人或小型團隊提供免費的解決方案來提高辦公效率。

訪問方式：

注冊Notion并在工作空間中啟用人工智能功能。

替代工具：

Coda AI、Evernote。

4. Otter.ai

Otter.ai是語音轉文字需求的首選工具。這款人工智能工具能夠通過語音識別技術實時錄制并轉錄會議內容，還支持上傳音頻文件或與Zoom等會議工具集成，自動生成實時記錄。

其他實用功能包括：標注發言人、突出顯示關鍵短語、生成可搜索的筆記供后續回顧。合理使用Otter.ai可以大幅減少文字記錄和整理時間。Otter.ai免費版提供每月充足的轉錄時長。

訪問方式：

下載Otter應用程序或訪問otter.ai。

替代工具：
Sonix、Rev。

5.Beautiful.ai

Beautiful.ai專為經常需要演示或主持會議的人士設計，可在數秒內生成專業級演示文稿。只需概述核心要點，Beautiful.ai就會自動設計每頁幻燈片，可以提供優雅的布局、智能圖片排版以及風格一致的設計主題。

這款免費在線人工智能工具節省了設計幻燈片表示數據的時間，是推銷、投資者路演或內部培訓材料的理想選擇，也是管理層和決策者的必備工具。

訪問方式：

訪問beautiful.ai并注冊免費賬戶。

替代工具：

Visme、Canva。

6.Copy.ai

Copy.ai是專為營銷和內容創作優化的ChatGPT。它能生成吸引人的營銷文案、產品描述、博客大綱、社交媒體標題等各類內容。只需選擇內容類型，提供一些關鍵字或說明，Copy.ai即可完成其余的工作。

這個工具對于那些想要在人手有限的情況下擴大內容產出的市場營銷人員、企業家和小企業主尤為實用。Copy.ai免費版每月提供一些積分，可以創建各種文本格式，并可以幫助用戶持續輸出高質量內容。

訪問方式：

訪問copy.ai并免費注冊。

替代工具：

Writesonic、Anyword。

7.Zapier

Zapier是一款完全自動化的工具，它可以幫助用戶將常用的應用程序或任務集成到自動化的工作流程中，而無需編碼。用戶可以采用Zapier創建觸發動作的“Zaps”。例如，Zap可以自動向CRM添加新的電子郵件線索，或者在任務完成時向Slack發送提醒。

為了實現這樣的自動化工作流程，Zapier支持集成數千個應用程序，其中包括Gmail、Google Sheets、Salesforce和Trello。一旦設置了自動化工作流程，用戶就可以在數據輸入或跟進等重復工作上節省數百小時的時間。

訪問方式：

訪問zapier注冊賬戶。

替代工具：

Make（Integromat）、Automate.io。

8.Krisp

對于在咖啡館或嘈雜辦公室工作的專業人士來說，Krisp是超級有用的工具，它使用人工智能來消除電話通話時的背景噪音。比如一鍵過濾掉寵物叫聲、鍵盤敲擊聲或街道噪音，確保用戶在重要電話或會議上的聲音聽起來清脆清晰。

Krisp的免費版包括每周一定時長的無噪通話，足以用于定期會議或重要演講。用戶可以在嘈雜環境中通話時嘗試使用。

訪問方式：

從krisp.ai下載應用程序。

替代工具：

NVIDIA RTX Voice、Noise Blocker。

9. Trello with Butler AI

Trello是一款流行的可視化項目管理工具，Trello with Butler AI可以自動執行日常任務以節省時間。用戶可以通過設定規則（例如到期日臨近時自動移動卡片、分配任務給團隊成員或發送截止日期提醒），無需具有技術背景即可采用自然語言命令輕松設置自動化流程。

你可以在整個項目的關鍵步驟中觀察到Trello的效果。Trello的免費版本包括基本的Butler AI功能，使其成為小型團隊和自由職業者的理想選擇。

訪問方式：

訪問trello.com創建免費賬戶并啟用Butler功能。

替代工具：

Asana、ClickUp。

10.Canva Magic Write

Canva Magic Write為廣受歡迎的設計平臺Canva引入了人工智能文本生成功能。用戶可以使用Magic Write起草社交媒體帖子，生成博客介紹，或者直接在設計項目中創建標題。通過這樣的集成，用戶可以輕松地實現文本和視覺內容的一致性。

對于需要管理品牌傳播或營銷活動的職場人士來說，Canva Magic Write是必備工具。其免費計劃提供有限的積分，但足以將其功能融入日常內容工作流程。

訪問方式：

訪問Canva并在文檔中調用Magic Write功能。

替代工具：

Microsoft Designer、Adobe Express。

如何使用人工智能工具提高工作效率

以下是一些可以將這些免費的人工智能工具集成到日常工作中的實用方法：

• 自動化重復工作流程：設置Zapier連接電子郵件、CRM和任務管理應用程序。
• 提高溝通質量：使用Grammarly和Krisp確保寫作專業和通話清晰。
• 簡化內容創作流程：結合Canva、Copy.ai和ChatGPT快速生成營銷素材。
• 精簡筆記記錄：采用Otter.ai轉錄會議內容，避免遺漏細節。
• 改善項目管理：通過Trello with Butler AI輕松組織和追蹤任務。

如果持續使用這些提高工作效率的人工智能工具，可以減少大量的人工工作時間，幫助用戶在更短時間內完成更多工作。

結論

為職場人士提供的免費人工智能工具徹底改變了現代辦公環境及其工作流程。毫無疑問，它們能夠幫助實現前所未有的效率。無論是免費的人工智能應用程序還是專門的人工智能生產力軟件，都可將這些工具視為保持行業領先優勢的得力助手。

人們可以積極采用這些免費人工智能工具，在這個全新的工作時代，這些工具將幫助用戶取得非凡的成果。

原文標題：10 Free AI Tools for Working Professionals to Supercharge Productivity in Office，作者：Sarthak Dogra