【51CTO.com原創稿件】協同辦公，是每個企業都需要的軟件工具，隨著企業員工數量越多，業務線越來越長，管理的難度也會加大。面對上千人的企業集團，該如何利用協同辦公工具，來提升管理和工作效率呢？

東方泵業是近三十年的老牌企業，以泵業經營為主業，是集科研、制造、營銷、服務為一體的科、工、貿企業集團。隨著公司的不斷擴張，東方泵業在全國200多個大中城市設有分支機構，擁有一支近2000人的專業銷售服務團隊。雖然分支機構多，人員眾多，但是，東方泵業的管理卻是井然有序，這都要歸功于東方泵業的老朋友--今目標。

千人管理難度高

千人規模的大型集團企業，要想做好管理工作絕非易事。東方泵業的分支機構多、部門多、人員多，總部和分公司的地理跨度比較大，因此，員工之間的溝通就成了大問題。上海東方泵業常務副總室經理吳三江表示，過去，東方泵業通常是采用傳統的辦公方式，比如通過打電話、發傳真、發電子郵件等形式進行溝通。“這樣的工作方式不但效率非常低，還浪費資源，比如發個文件要印很多份，每個部門要逐一送過去或者發傳真，很不方便，發文對象還不一定可以及時看到，管理意圖和要求不能及時傳達。”

此外，口頭溝通方式沒有記錄，事后容易忘記，出現問題或爭執的時候也是難以查證，而書面溝通又不方便，還受到各種因素的限制。因此，東方泵業急需一個工具可以實現快速溝通，并且可以保存記錄備查。

偶遇今目標

于是，東方泵業開始尋找協同辦公的工具，而東方泵業和今目標的相遇純屬巧合。吳三江介紹說，我們最早是通過一家子公司來了解今目標的。當時東方泵業的一家子公司中有一個從國外回來的高層人員，在國外工作的他們都習慣使用自動化的工具辦公，并且選擇了今目標。在偶然的機會下，東方泵業得知了今目標這個工具，之后今目標公司的技術人員為東方泵業的高管做了功能演示，大家的反映都很熱烈，覺得有了今目標，大家的溝通方便了，還能提高效率，而且費用也是比較低的，因此就開始嘗試使用。如今，今目標已經在東方泵業的2000多名員工中使用，大家每天上班的***件事就是打開今目標，簽到打卡，查看消息。

市面上有很多協同辦公工具，那么今目標的哪些特質吸引了東方泵業呢？吳三江告訴筆者，首先他們能夠解決我們部門的核心需求，比如溝通、公告、考勤等；其次，今目標的服務比較好，成長性比較高，可以及時幫助我們解決遇到的各種問題，認真聽取用戶意見并及時評估改進。吳三江肯定的說，“事實證明這幾年今目標的進步非常快，不斷幫我們滿足越來越多的需求。”

效率提升見成效

東方泵業是從2013年開始使用的今目標，并且在今年收費政策推出后，一下購買了5年的企業版今目標。雖然今目標已經有20余款的功能模塊，但是東方泵業使用最多的就是溝通、考勤、公告和網盤。

東方泵業屬于生產、銷售型企業，人員構成上外勤人員占據絕大多數。內勤人員因時間和地點比較固定，但由于外勤人員經常外出工作，工作時間和地點等具有很多不確定性，考勤及管理難度非常大。今目標的考勤模塊，已具有“打卡”、“簽退”、“考勤統計”、“上報位置”和“拍照上傳”等功能，基本實現了該集團公司之前所用軟件的核心功能，并可以滿足分公司日常考勤以及外勤管理的需要。

如今，東方泵業也開始使用審批功能。由于之前的審批功能不能關聯附件，而東方泵業的審批申請是有格式要求的，因此之前的功能并不能滿足于他們的需求。后來，今目標做了迭代升級，現在在自定義流程中可以直接關聯表格，員工可以按照提前設置好的格式進行申請，方便了許多。

雖然東方泵業使用今目標的功能模塊還不多，但是已經看到了成效。最主要的實現了人員溝通方便，提高了溝通效率和溝通質量；其次，規范了外勤人員的考勤情況銷售管理人員通過考勤上報功能可以實現對銷售過程的管理和差旅費等費用的控制；三是手機版的優化提升促使移動辦公有所進展。

習慣的改變需全員努力

過去，大家都是口頭溝通，紙質審批，使用了自動化的辦公工具后，難免會帶來不適應。吳三江告訴筆者，其實，像溝通、公告這樣的基本功能，對大家原有習慣影響不大，給大家來帶的更多是方便，所以基本很少有抵觸。但是像考勤功能確實抵觸比較大的。

過去，對于外勤員工來說，工作時間相對自由，大家也比較松散，但是有了今目標的考勤后，大家就處于被監管的狀態，必須按照規章制度來執行，因此，對于外勤人員來說推行考勤制度是有難度的。

不過，東方泵業也從上到下付出了很大努力。首先，高層領導態度鮮明，親自不遺余力的宣傳和引導；其次，根據外勤人員的實際工作情況和管理需要，對考勤制度進行了改進和完善，使考勤要求相對科學合理；再次，東方泵業進行了大量宣傳、培訓和溝通工作，使他們正確理解考勤要求和操作方法。吳三江表示，通過一段時間的適應和磨合，很多人逐漸感受到了這么做的優勢、好處，那么經過了最初的艱難階段之后，后面就越來越容易了。

加強溝通深化合作

由于東方泵業有著自己的業務流程和要求，到目前為止，日志仍是使用自己研發的軟件進行填寫，而項目信息和客戶管理等又是使用的其他工具。因此，東方泵業的管理工具相對比較分散，由于今目標提供的是平臺化的工具，沒有定制化的功能，因此很多業務的管理工具還不能夠全面集中在今目標上。但是吳三江對今目標平臺還是比較信任的，“近期審批功能經過改進已經基本可以滿足我們的使用要求了，其他的比如日志、主線、任務等功能我們也會逐步考慮，同時會加強和今目標的溝通，爭取使越來越多的功能能夠為我所用。”

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